Наверх

Как перенести крупный бизнес-форум в онлайн? Детали SAP NOW 2020

бизнес-форумКомпания SAP - международный лидер в производстве программных обеспечений для бизнеса и организаций различных отраслей: от финансовых и социальных услуг до промышленности, потребительских товаров и государственного сектора. SAP помогает компаниям решать бизнес-задачи с помощью новейших цифровых технологий: больших данных, блокчейна, облачных вычислений, машинного обучения и так далее. В продуктовом портфеле SAP - комплексные решения для всех бизнес-процессов, среди которых клиентский сервис, управление расходами, маркетинг, HR и вовлечённость персонала, аналитика и другие. 23 апреля 2020 года прошёл ежегодный бизнес-форум SAP NOW - крупнейшее событие в России и СНГ, посвящённое трендам цифровых технологий и автоматизации. Из-за эпидемии коронавируса и карантина мероприятие полностью перенесли в онлайн. Техническим обеспечением форума занималась компания COMDI. В этой статье вы узнаете главные инсайты и рекомендации от представителей SAP и COMDI о том, как успешно провести крупнейший бизнес-форум на 10 000 участников.

Инсайт №1: Важна продуманная структура, которая будет возвращать

При организации онлайн-форума на целый день важно построить программу мероприятия так, чтобы участник постоянно возвращался на мероприятие. Всегда есть те, кто максимально мотивирован и будет сидеть весь день перед монитором, но есть и те, кто выберет для себя лишь несколько самых интересных выступлений. Структура форума SAP NOW в онлайне состояла из открывающей пленарной сессии со спикерами, шоу-кейсов, деловой части (нетворкинга) и закрывающей пленарной сессии. И именно решение не только открывать, но и закрывать мероприятие живыми выступлениями спикеров позволило увеличить интерес участников и чаще возвращать их к событию в течение дня. [author_quote author_quote_fio="Ирина Узикова" author_quote_position="Solutions and Services Marketing Lead в SAP" author_image_id="44681" author_quote_site="https://www.sap.com" author_quote_fb="https://www.facebook.com/irina.uzikova" author_quote_view_block_style="wide" ]Имея 2 ярких константных момента, мы заставляем участников как минимум 2 раза вернуться на мероприятие.[/author_quote]

Инсайт №2: Чем динамичнее, тем лучше

Конечно, не стоит пытаться напичкать мероприятие сразу и всем. Однако хорошая режиссура и динамичный сценарий - это, действительно, важно. Нужна золотая середина: не перегрузить и не усыпить. Для SAP NOW разработкой сценария занималась команда РБК. Например, в утренней пленарной сессии форума SAP за 1,5 часа выступило 14 спикеров, что намного больше, чем ранее было в офлайне. То есть вальяжная раскачивающая дискуссия превратилась в бодрое заряжающее открытие. Для онлайн-формата, в котором у участников слишком много поводов и соблазна отвлечься, динамичное и цепляющее начало - то, что нужно. IMG_1378

Инсайт №3: Предзаписанные доклады - это не скучно

Есть стереотипное мнение о том, что выступление спикера в прямом эфире - это априори лучше, чем предзаписанное видео-выступление. Но всё зависит от формата и темы. Для форума SAP NOW было сделано большое количество предзаписанных докладов. Это были как записи из студии в офисе SAP, которые удалось сделать ещё до жёсткого карантина, так и записи, сделанные удалённо с помощью видеосвязи, а затем обработанные и смонтированные. Предзаписанные доклады стали заменой выставки, которая является неотъемлемой и ценной частью ежегодной программы форума в офлайне. На выставке эксперты рассказывают и показывают способы применения цифровых технологий на реальных кейсах. Темы довольно сложные, поэтому было важно сделать их максимально продуманными с точки зрения содержания. Именно предзапись позволила это сделать. Кроме того, предзаписанные доклады были в формате интервью с профессиональной телеведущей, что сделало шоу-кейсы интереснее и живее. [author_quote author_quote_fio="Анастасия Суровенкова" author_quote_position="продюсер проектов COMDI" author_image_id="44682" author_quote_site="http://www.comdi.com/?utm_source=event.ru&utm_campaign=event.ru" author_quote_fb="" author_quote_view_block_style="wide" ]Подключение профессионального интервьюера — это всегда выигрышный вариант для онлайн-мероприятия. При этом неважно, какая тематика у события: бизнес, культура, спорт. Когда человек находится в роли зрителя, ему необходим ведущий в качестве проводника и центра внимания.[/author_quote]

Инсайт №4: Нетворкинг в онлайне существует

Продолжая развивать альтернативу офлайн-выставки, организаторы столкнулись с вопросом того, как реализовать нетворкинг в онлайн-формате. Решением стала интеграция вебинарных комнат Webinar.ru для общения с экспертами шоу-кейсов. Любой участник в любое время мог войти в любую вебинарную комнату и задать вопросы тому же эксперту, который выступал на шоу-кейсе. В итоге в онлайне удалось реализовать достойную и рабочую альтернативу выставке и нетворкингу, которая не только вовлекла участников форума, но и стала инструментом лидогенерации. [author_quote author_quote_fio="Ирина Узикова" author_quote_position="Solutions and Services Marketing Lead в SAP" author_image_id="44681" author_quote_site="https://www.sap.com" author_quote_fb="https://www.facebook.com/irina.uzikova" author_quote_view_block_style="wide" ]Конечно, добиться в онлайне полного эффекта выставки мы не смогли. Для этого нужно больше времени и подключение более сложных технологий: имитации, моделирования. Однако и этот формат принёс хорошие результаты. Мы даже обсуждали с коллегами, что в будущем, когда сможем вернуться к смешанному формату форума офлайн+онлайн, мы хотели бы оставить онлайн-нетворкинг в вебинарных комнатах для удалённых зрителей.[/author_quote]

Инсайт №5: Модератор - активный ведущий, а не конферансье

Модератор не должен быть конферансье, он должен быть хозяином ситуации, активным ведущим, имеющим свой взгляд и своё мнение, умеющим держать внимание аудитории. Это сильно влияет на вовлечённость участников и их желание не отвлекаться от мероприятия. IMG_1351

Инсайт №6: Нужна единая площадка для навигации участников

При насыщенной программе мероприятия обязательно нужна единая площадка для навигации участников. На форуме SAP это был сайт, который ежегодно используется для привлечения, но в этот раз стал ключевым способом навигации и основным местом трансляции контента. В офлайне с навигацией проще: даже если человек не сразу найдёт нужный зал, он вряд ли решит покинуть событие. А вот в онлайне такое вполне может случиться. На форуме SAP было 6 параллельных залов, в каждом из которых от 2 до 4 сессий, шоу-кейсы, нетворкинг в вебинарных комнатах. Понятная программа и простая навигация на сайте помогли участникам не теряться и, как следствие, не уходить с мероприятия.

Инсайт №7: Необходим партнёрский подход в работе с подрядчиками

В подготовке масштабных событий такого типа, как бизнес-форум SAP NOW, всегда участвует несколько сторон. Как минимум, это команда со стороны организатора и команда технического подрядчика.  В работе очень важна скорость взаимодействия и партнёрский подход. Во-первых, все взаимодействия организатора с подрядчиком происходят исключительно в удалённом формате, включая процесс самого мероприятия. Это требует высокого темпа и уровня коммуникаций. Во-вторых, схема «дать бриф - получить результат» не работает. Нужно постоянно что-то обсуждать, менять, адаптировать, искать решения, иногда создавать их с нуля. [author_quote author_quote_fio="Кирилл Гудович" author_quote_position="генеральный продюсер COMDI" author_image_id="44229" author_quote_site="http://www.comdi.com/?utm_source=event.ru&utm_campaign=event.ru" author_quote_fb="https://www.facebook.com/kirill.good" author_quote_view_block_style="wide" ]Важной задачей COMDI было бесшовно связать все форматы вещания и онлайн-активностей: трансляции из студии РБК, удалённые спикеры, шоу-кейсы в предзаписи, вебинарные комнаты без потери регистрации. Нужна была разработка решения под уникальный запрос заказчика. Для успешной реализации такой задачи главное — играть в команде.[/author_quote]

Инсайт №8: Онлайн - это другой пользовательский опыт

Нужно помнить, что онлайн - это другой пользовательский опыт. Больше всего формат онлайн-мероприятий похож на телевидение. Ваш участник в любом случае находится в роли зрителя, даже если при этом участвует в дискуссии и задаёт вопросы в чате. Зрителю очень легко отвлечься, потерять интерес и выключить "телевизор". А ещё зрителя сложно заставить смотреть один и тот же канал весь день. Поэтому важно объективно ответить себе на вопрос, позволяет ли бренд делать мероприятие на целый день или всё таки лучше растянуть на несколько. IMG_1349

Инсайт №9: Онлайн может больше, чем кажется

Многие считают, что онлайн сильно ограничивает возможные форматы коммуникации с участниками. Но это не так. Нужно пробовать новое, задействовать больше технологий: чат-боты, искусственный интеллект, поиск по интересам, имитации, моделирование и так далее.

Инсайт №10: Действие всегда лучше фрустрации

Как решить, стоит ли переводить мероприятие в онлайн-формат? Пожалуй, оставим здесь ответ, который не нуждается в комментариях. [author_quote author_quote_fio="Ирина Узикова" author_quote_position="Solutions and Services Marketing Lead в SAP" author_image_id="44681" author_quote_site="https://www.sap.com" author_quote_fb="https://www.facebook.com/irina.uzikova" author_quote_view_block_style="wide" ]В такой кризисной ситуации, как сейчас, вариантов ответа всего два: либо действовать, либо фрустрировать. Спрогнозировать, как правильно и что будет дальше, никто не может. Для нас выбор между действием и фрустрацией очевиден. Мы провели успешное мероприятие, получили контакты и обеспечили себя работой на ближайший период.[/author_quote]