Наверх

Как организовать форум с участием государственных лиц на примере МФЭС

Как организовать форум с участием государственных лицНа примере форума МФЭС президент рекламного агентства Grata Adv Татьяна Панферова рассказала, на что нужно обратить внимание при организации форума.
В 2018 году Grata Adv выступала оператором первого Международного форума «Электрические сети» (МФЭС), который посетили более 15 000 участников из 27 стран мира. Мероприятие получилось более масштабным, чем могли себе представить его организаторы, и стало действительно важным и актуальным отраслевым событием года. В работе форума принял участие Министр энергетики РФ Александр Новак, а также 330 спикеров, 402 компании – российские и зарубежные производители высокотехнологичного оборудования, более 130 представителей СМИ. На этом проекте наша команда сделала невозможное – совместно с ПАО «Россети» в короткие сроки мы собрали новое крупное отраслевое мероприятие. Мы делали сайт форума, писали деловую программу, приглашали спикеров, искали партнеров мероприятия, застраивали площадку 75 павильона ВДНХ, организовывали PR-поддержку. Россети

Создание деловой программы

Главное, что необходимо форуму – это деловая программа. Тут важно не просто придумать темы пленарной сессии, круглых столов, панельных дискуссий, но и пригласить правильных спикеров, которые будут интересны профессиональному сообществу. Если у вас нет человека, который сможет создать программу, найдите его. Важно не просто поручить все специалисту, а контролировать процесс, создавать дискуссию, спрашивать у экспертов отрасли их мнение. Часть тем предложат участники форума, но генеральная линия должна оставаться за вами. Экспериментируйте с новыми форматами: создайте дискуссионный клуб, используйте формат «К барьеру». Пусть участники спорят, доказывают свою правоту, ведь в споре рождается истина. Такие дискуссии создают более непринужденную атмосферу и запоминаются надолго. Не секрет, что присутствие на любом форуме министров и других представителей власти очень влияет на его посещаемость. Поэтому уделите особое внимание GR-составляющей: приглашайте, пишите официальные письма. Часто специалисты по PR, которые занимаются продвижением форумов, берут на себя и эту обязанность. Ищите руководителей федеральных и региональных законодательных и исполнительных органов власти, руководителей крупнейших компаний вашей отрасли, научных организаций и объединений, российских и зарубежных экспертов в области электроэнергетики. МФЭС1

Команда

Команда в нашем случае решает все, и она должна работать слаженно, так, чтобы сотрудники при необходимости могли заменять один другого. В создании форума большая часть работы – именно организационная: это кейтеринг, клининг, флористика, охрана, парковка, регистрация, волонтеры, церемонии награждений, промо-персонал, сувенирная и полиграфическая продукция, страховка и многое другое, что может быть не так видно взгляду посетителя, но очень важно для того, чтобы форум состоялся. Поэтому соберите крепкую команду с четким функционалом каждого сотрудника и наладьте взаимодействие между ними. Часть команды может быть привлечена на проект и работать удаленно, но контроль и отчетность должны быть выстроены так, чтобы это никак не влияло на результаты работы.

Сайт

Создавая сайт мероприятия, обратите внимание на возможность удобной регистрации для его участников. Дизайн должен быть современным, но без лишних модных наворотов, все должно быть удобно как для участников форума, так и для СМИ. Кстати, для инфопартнеров тоже должно быть место на сайте, как и для спонсоров форума. И обязательный фотобанк мероприятия, откуда журналисты и участники смогут скачивать фотографии. И не экономьте на фотографах: фото, сделанные в этом году, будут отлично работать на продвижение в следующем. И, конечно, деловая программа должна быть представлена на сайте наилучшим образом, потому что это самая важная часть сайта. Россети3

Реклама и партнеры

И если уж зашла речь о продвижении, не экономьте на рекламе! Даже наружную рекламу можно использовать с умом: узнайте, где и когда проходят мероприятия вашей тематики и разместите рекламу так, чтобы ее видели все, кто туда придет. Оптимально, если конкурирующий форум проходит за 2-3 месяца до вашего, у людей будет время спланировать и принять решение. У наружной рекламы есть еще один плюс: СМИ охотнее соглашаются оказывать PR-поддержку вашему мероприятию, если есть возможность попасть с логотипом на наружку. Да, мы знаем, что рекламные бюджеты всегда ограничены. Поэтому следующий важный шаг - найти спонсоров. Распишите спонсорские пакеты, постарайтесь предложить максимум разных возможностей, и предлагайте их разным компаниям. Для этого нужен хороший менеджер по продажам, а еще - гибкость и понимание, что нужно потенциальным партнерам и сколько они готовы за это заплатить. Не стремитесь продать три пакета задорого, иногда проще разбить пакеты и привлечь 20-30 компаний-спонсоров. Так, для форума «Электрические сети» нами были привлечены 49 партнеров форума, которые демонстрировали свои инновационные разработки: Siemens, Huawei, Hyundai Industries, Schneider Electric, 1С, Сколково и многие другие. МФЭС

PR-кампания

Как сделать отличную PR-кампанию для форума с участием государственных лиц? Во-первых, используйте ресурс GR: сотрудничайте с пресс-службами министерств, привлекайте в союзники губернаторов областей, их пресс-службы могут публиковать новости форума на сайтах администраций и рассылать по региональным СМИ для публикации. Привлекайте инфопартнеров! В наше время коммерческих размещений бартер отлично решает задачи публикаций в СМИ. Для мероприятий с участием государства отлично подходят ТАСС, «Россия 24», «Российская газета», «Парламентская газета», отраслевые СМИ. Во время мероприятия продумайте и организуйте пресс-подходы к важным чиновникам и представителям бизнеса. График пресс-мероприятий разошлите за день до мероприятия в СМИ, особенно это важно для телеканалов. Каждый день форума раздавайте журналистам распечатанные графики на сегодня, напоминайте о важных мероприятиях. Пригласите на мероприятие дополнительных райтеров, которые будут оперативно отписываться о круглых столах и панельных дискуссиях. В режиме онлайн рассылайте новости в СМИ, тогда те, кто не может присутствовать, опубликуют ваши новости. И, конечно, сам пресс-центр. Крайне важно правильно организовать его работу: наличие качественного Wi-fi, ноутбуков и даже кофе-брейков поможет журналистам работать максимально эффективно. Если есть возможность, организуйте обед для журналистов, чтобы они не отвлекались от мероприятий деловой программы. Все эти действия обеспечат максимальный охват выходов в прессе и, как следствие, известность вашему форуму.

В заключение

Создавая форум на один год, делайте его на 10 лет. Не важно, что будет завтра: если вы не подумаете о нем сейчас, оно может и не наступить. Смотрите в будущее, планируйте на несколько шагов вперед, и время будет работать на вас.