Наверх

Event на необитаемом острове: чек-лист от Ильи Шумилкина и Эда Халилова

DSC_1724Организация стандартного event’а по четкому ТЗ - это рутинный процесс для рядового event-менеджера. Но как быть, если нужно организовать мероприятие там, где нет ничего? Ниже чек-лист от Ильи Шумилкина и Эда Халилова, основателей проекта #ТурбоОстров, которые имеют опыт организации мероприятия в самом экзотическом месте - на необитаемом острове в сердце Индийского океана.
  1. Выбор площадки

Основные критерии выбора страны:
  • Удобный перелет;
  • Не нужна виза;
  • Минимальная разница во времени с Москвой;
  • Дружелюбные флора и фауна и благоприятный климат.
Дополнительные критерии выбора острова:
  • Расположение локального аэропорта, госпиталя, строительных и продуктовых магазинов, оптовых поставщиков фруктов и морепродуктов не более чем в тридцати минутах на скоростной лодке;
  • Размер острова должен позволять организацию нескольких локаций как для проведения программы (места для постройки лагерей участников, проведения испытаний на суше и в воде, лобное место), так и для технических нужд (штаб организаторов, санитарная и кухонные зоны);
  • Широкая песчаная береговая линия вокруг всего острова для возможности подхода катеров и лодок с любой стороны;
  • Наличие пальм с плодами и прочей растительности;
  • Наличие пресной воды;
  • Привлекательный внешний вид.
[author_quote author_quote_fio="Илья Шумилкин" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор" author_image_id="42327" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/shumilkin.ilya" author_quote_view_block_style="wide" ]Мы выбрали Мальдивы, так как для участников это был идеальный вариант: прямые ночные перелеты из Москвы и Питера несколько раз в неделю, безвизовый режим, 2 часа разницы во времени с Москвой (а значит никакого джетлага), красивейшая природа и главный для нас плюс - участники не ожидали увидеть абсолютно другую сторону всем известного элитного архипелага.[/author_quote] Турбо Остров 7

Создание РПГ

РПГ проекта на необитаемом острове отличается наличием в команде дополнительных позиций, которых нет на обычном проекте. Это тоже нужно заранее предусмотреть. [author_quote author_quote_fio="Илья Шумилкин" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор" author_image_id="42327" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/shumilkin.ilya" author_quote_view_block_style="wide" ]В нашей РПГ были следующие основные позиции:
  • Руководитель рабочей группы и проекта в целом;
  • Автор и ведущий программы, главный инструктор Эд Халилов с программой "Наука побеждать";
  • Врачи экстремальной медицины из расчета 1 врач на 20 человек;
  • Инструкторы из расчета 1 инструктор на 10 человек;
  • Логист: авиаперелеты внешние и внутренние, скоростные лодки, размещение в отелях, расписание приезда-отъезда участников;
  • Менеджер по закупке продуктов, строительных материалов и реквизита;
  • Менеджер по подготовке реквизита и оформления локаций;
  • Фотограф, по желанию и необходимости 2-3 человека;
  • Видео операторская группа от 1 до 5 человек;
  • SMM менеджер.[/author_quote]

Организация питания

Первое и самое главное - мощный генератор, хорошие холодильники и организация сухого склада с защитой от дождя, муравьев и прочих прелестей существования на необитаемом острове. Главная ошибка - покупка большого количества провизии, которое негде хранить. В тропическом климате все быстро портится, а это дополнительные траты в том числе на бензин, который стоит на Мальдивах довольно дорого. Экзотические фрукты. Если вы думаете, что на островах в Мальдивах все фрукты растут на пальмах - просто протяни руку, то это не так. В 90% случаев на островах растут только кокосовые пальмы, достать с которых кокосы неподготовленному человеку практически невозможно. Кокосы можно добыть с земли, те, которые упали. А всякие манго с ананасами можно только специально заказать и купить. По такой же схеме, как закупаются отели, то есть не просто пойти в магазин, а найти местных, кто может организовать доставку. Пятница. Вымирает все. Даже авиасообщение. Выходной. И хоть кокос не расти. Основная религия на Мальдивах - ислам, а пятница у мусульман - святой день, никто не работает. Поэтому планируем все покупки с учетом этой особенности. Используйте дождевую воду. Собирать ее можно в специальные большие емкости, но обязательно фильтровать перед применением. [author_quote author_quote_fio="Илья Шумилкин" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор" author_image_id="42327" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/shumilkin.ilya" author_quote_view_block_style="wide" ]Нормативы питания у нас были простые - мы планировали еду на 50% участников, кто успел, тот поел. Хочешь есть - умей вертеться, все в таком духе))) Мы же не есть едем во "все включено", мы едем выживать. Одно из правил программы #ТурбоОстров гласит: «Выиграл - поел. Проиграл - остался голодным!». Проигравшее племя не только не получает еду, а еще и получает дополнительное испытание. В чем мы не ограничивали участников - это в воде, потому что пресная питьевая вода - это безопасность. Взрослому человеку при таких климатических условиях необходимо минимум 2 литра воды в день. Мы планируем из расчета 5 л воды на 1 человека в день, учитывая приготовление еды, чая и просто воды для питья.[/author_quote]

Креативный сценарий

Главное, что нужно использовать в программе - это остров. Весь креативный сценарий должен быть построен вокруг его возможностей и особенностей расположения. Придумывая испытания, нужно учитывать силу и направление течения, а также прочие факторы. В реализации могут сильно помочь специальные приложения, которые помогают определить погодные условия с возможными осадками, приливы и отливы. [author_quote author_quote_fio="Эд Халилов" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, главный инструктор и ведущий программы" author_image_id="42389" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/halilov.eduard" author_quote_view_block_style="wide" ]Наша программа начиналась с эвакуации с корабля и прыжка в бездну. Задача на первую ночь такая: доплыть до острова, развести огонь, оборудовать ночлег, сориентироваться по звездам, познакомиться с командой. Каждый участник становится частью племени и придумывает свой оригинальный позывной. Не работают регалии, достижения, настоящие имена и фамилии. Племя определяет сильные и слабые стороны участников, назначает лидера и распределяет зоны ответственности. Роли могут меняться по ходу программы. Вожака племени могут свергнуть и разжаловать с должности. Каждый день участники проходили через специальные испытания, которые никогда не повторяются.[/author_quote] DSC_2249

Техническое обеспечение

Привоз глобального оборудования планируется задолго до начала мероприятия. Нужно предусмотреть время на доставку и растаможку, заложить временные риски. На острове практически не требуется профессиональный свет и звук. Концепция программы предусматривает акцент на других вещах. Вы вполне можете ограничиться 2 кВт звука, несколькими световыми приборами, пультом, а также экраном с проектором. Чем проще - тем лучше. Главное - это генератор. [author_quote author_quote_fio="Илья Шумилкин" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор" author_image_id="42327" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/shumilkin.ilya" author_quote_view_block_style="wide" ]Первый раз мы везли свет, звук, генератор и специальное оборудование для кухни из Китая. Ездили выбирать, занимались растаможкой, доставкой, все это отняло много времени, денег и нервов, по факту мы еле успели к началу. Практика проведения программы показала, что удивлять техническим оборудованием нужно на презентации нового автомобиля, а здесь такая задача не стоит.[/author_quote]

Логистика

Как правило логистика складывается следующим образом:
  • международный перелет (+-10 часов)
  • + внутренний перелет (+- 1 час)
  • + трансфер на скоростной лодке (+- 30 минут)
[author_quote author_quote_fio="Илья Шумилкин" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор" author_image_id="42327" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/shumilkin.ilya" author_quote_view_block_style="wide" ]Всех участников мы встречали в а/п в Москве. Будущие соплеменники получали первый реквизит в виде сумки участника. Провожали их на посадку и давали напутственные рекомендации. А затем встречали уже в Мале и делали трансфер в сердце Индийского океана. Таможню пройти очень просто. Главное не везти с собой свинину, алкоголь и видео 18+. Пока все наши участники обходились без этих вещей, и сложностей с проходом границы пока ни у кого не было.[/author_quote] [gallery ids="42372,42373,42374"]

Обеспечение безопасности

Безопасность - самое главное. Важно не только отвезти на остров участников, но и привезти их всех обратно живых и здоровых. На острове должна круглосуточно дежурить лодка, а все члены команды уметь оказывать первую помощь. [author_quote author_quote_fio="Эд Халилов" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, главный инструктор и ведущий программы" author_image_id="42389" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/halilov.eduard" author_quote_view_block_style="wide" ]Безопасности мы уделяем особенное внимание:
  • Я сам контролирую ход подготовки испытаний и финально принимаю решение о реализации каждого испытания перед самым началом;
  • Все заезды сопровождает врач экстремальной медицины, имеющий расширенную аптечку медикаментов в специальном ящике для транспортировки, которая регулярно обновляется. Мы регулярно проводим обучения для членов команды, инструктаж, репетиции и тренировки внештатных ситуаций;
  • Каждое племя участников сопровождают инструкторы;
  • Дежурство скоростных лодок 24/7 в течение всей программы. Профессиональные местные капитаны умело управляют лодками даже в шторм.
  • Ближайший госпиталь находится на соседнем острове. Путь до госпиталя занимает не более 30 минут на лодке.[/author_quote]
DSC_1819

То-чего-нельзя-предусмотреть

При подготовке мероприятия на острове, даже если тебе кажется, что ты продумал все до мелочей, всегда есть место неожиданностям, к этому тоже нужно быть готовым. Самая непредсказуемая и капризная вещь на острове - это погода. Шторм, засуха, дождь. Абсолютно непредсказуемо и внезапно. Бороться бесполезно. Сегодня построили причал, завтра его снесло. Вечером поставили палатки, утром проснулись по брови в воде.

[author_quote author_quote_fio="Илья Шумилкин" author_quote_position="Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор" author_image_id="42327" author_quote_site="http://naukapobezhdat.ru/ostrov/" author_quote_fb="https://www.facebook.com/shumilkin.ilya" author_quote_view_block_style="wide" ]Чего только не случалось с нами за время подготовки ТурбоОстрова:

  • Смена островов за 1 месяц до заезда;
  • Государственный переворот и изменение власти в Мальдивах. Пугающие сводки в новостях. Однако, на месте все оказалось спокойнее.
  • Ограбление организаторов. Местные рабочие украли деньги, которые предполагались на оплату их же труда. После этого случая мы обновили команду рабочих и провели воспитательную работу с местными партнерами. А для себя купили сейф и храним драгоценности, деньги и документы в самых секретных местах! Закапываем в землю, носим при себе и просто внимательнее бдим))[/author_quote]

Команда #ТурбоОстров делает уникальные тимбилдинги на другом конце света - присоединяйтесь к специальным корпоративным заездам!